了解職業業秘書的角色和任務，培養積極的工作心態； 建立正確的秘書職業形象意識，系統掌握商務禮儀規范； 學會如何高效處理辦公室事務，全面掌握秘書日常管理技能； 了解策劃和組織各類大型會議的常識，恰當、合理地為上司安排行程； ? 建立和諧、順暢的人際關系，在工作場合游刃有余； ? 學習專業的公文處理技巧，向上司交出亮麗的成績單。
序號 | 培訓內容 | 培訓時間/課時 | 培訓師 |
模塊一 職業秘書的角色定位與素質要求 | |||
一． | 職業秘書的角色定位 | **天上午 1.5課時 | 李云 |
1 | 職業秘書的角色定位 | ||
2 | 職業秘書的性質 | ||
3 | 職業秘書的任務 | ||
二． | 職業秘書的素質要求 | ||
1 | 現代企業對秘書的職業要求 | ||
2 | 職業秘書應具備的素質 | ||
3 | 職業秘書應具備的技能 | ||
模塊二 職業秘書的職業形象與商務禮儀 | |||
一． | 職業秘書的職業形象 | **天上午 1.5課時 | 李云 |
1 | 良好的**印象 | ||
2 | 職業形象的儀態塑造 | ||
3 | 打造秘書的職業衣櫥 | **天下午 3課時 | |
4 | 如何注意形象的細節 | ||
5 | 打造秘書的職業妝容 | ||
二． | 職業秘書的商務禮儀 | ||
1 | 見面問候四步曲—問候、介紹、握手、遞名片 | ||
2 | 接待的商務禮儀—待客禮儀、語言禮儀、送客禮儀 | ||
3 | 日常禮儀—座次禮儀、乘車禮儀、樓道電梯禮儀、引領禮儀 | ||
4 | 用餐禮儀—中餐、西餐、自助餐禮儀 | ||
模塊三 職業秘書的日常管理技能 | |||
一. | 管理客人—接待訪客的技能 | 第二天上午 1課時 | 李云 |
1 | 接待客人的工作流程 | ||
2 | 訪客識別與分類 | ||
3 | 日常訪客的接待流程 | ||
4 | VIP客人的接待技巧 | ||
5 | 接待客人的前期準備工作 | ||
6 | 洽談室、會議室的安排 | ||
二． | 管理上級—為上級規劃合理時間表的技能 | 第二天上午 1課時 | 李云 |
1 | 為上級規劃一張合理的工作時間表 | ||
2 | 上級的“記事簿”和“定時鐘” | ||
3 | 上級的“電話簿”與“企業部門人員與外部單位聯絡單” | ||
三． | 管理文擋—將文擋理順和用活的技能 | 第二天上午 1課時 | 李云 |
1 | 兩種文件夾排序方式 | ||
2 | 三種文件夾管理方法 | ||
3 | 規范文件命名四要素 | ||
4 | 5S高效文檔日常管理 | ||
四． | 管理部門—上級的傳令兵和工作執行的跟催者 | 第二天下午 1課時 | 李云 |
1 | 了解公司的組織架構圖與工作權限 | ||
2 | 簽呈管理技巧 | ||
3 | 專項工作管理技巧 | ||
4 | PDCA—做過程管理、關鍵點管理的跟催者 | ||
五． | 管理會議—掌握會議管理的技能 | 第二天下午 2課時 | 李云 |
1 | 高效會議的特征 | ||
2 | 高效會議管理流程 | ||
3 | 會議的提出與議題的確立 | ||
4 | 議程計劃 | ||
5 | 選擇與會者 | ||
6 | 會議的準備 | ||
7 | 會議決議 | ||
8 | 會議紀要 | ||
9 | 會議的跟蹤 | ||
六． | 管理電話—掌握電話溝通的技能 | 第三天上午 1課時 | 李云 |
1 | 美好的電話形象 | ||
2 | 電話應答的藝術 | ||
3 | 電話記錄的技巧 | ||
4 | 手機與短信禮儀 | ||
七． | 管理環境—將工作環境整頓得井井有條的技能 | 第三天上午 2課時 | 李云 |
1 | 辦公環境5S管理 | ||
2 | 需要的信息資料即刻拿到 | ||
3 | 信息共享與信息保密 | ||
八. | 管理時間—創造有效時間的技能 | 第三天下午 3課時 | 李云 |
1 | 自我時間管理評估 | ||
2 | 浪費時間的因素分析 | ||
3 | 時間管理矩陣 | ||
4 | 時間管理的方法與技巧 | ||
模塊四 職業秘書的溝通協調技能 | |||
一. | 有效溝通的障礙 | 第四天 6課時 | 李云 |
1 | 有效溝通的要素 | ||
2 | 組織溝通面臨的挑戰 | ||
3 | 組織溝通不良的信號 | ||
4 | 影響有效溝通的因素分析 | ||
二. | 溝通的改善技能 | ||
1 | 理解溝通障礙 | ||
2 | 充分運用溝通的工具 | ||
3 | 有效的表達技巧 | ||
4 | 積極聆聽的技巧 | ||
5 | 信息的反饋與接受 | ||
6 | 建立良好的溝通環境 | ||
三． | 職業秘書與上級的溝通 | ||
1 | 了解你的上級 | ||
2 | 知道上級對你的期望在哪里 | ||
3 | 學會適應不同風格的上級 | ||
4 | 增加你對上級的價值 | ||
四． | 職業秘書與部門的溝通 | ||
1 | 擺正關系,你是代表上級的聯絡者而非上級 | ||
2 | 擺正溝通,你是信息的正確傳達者而非是非傳播者 | ||
3 | 擺正立場,在部門間出現矛盾時要站在公司立場協調解決 | ||
4 | 改善流程,善于找出問題點并提出解決方案 | ||
模塊五 公文寫作及管理能力 | |||
一． | 行政文書寫作 | 第五天 5課時 | 李云 |
1 | 常見公文的撰寫技巧 | ||
2 | 例會資料及專項工作資料的整合 | ||
3 | 企業(部門)大事記 | ||
二. | 郵件溝通的六大要素 | ||
三. | 優秀PPT制作的六桿標尺 | ||
模塊六 職業秘書的良好心態與自我的激勵 | |||
一． | 培育自己健康的執行心態 | 第五天 1課時 | 李云 |
1 | 心態的內化—從“要我做”到“我要做” | ||
2 | 高效執行從盡職盡責開始 | ||
3 | 形成健康的執行心態 | ||
二. | 自我激勵 | ||
1 | 勤奮是工作的品性 | ||
2 | 善于學習、融入團隊 | ||
3 | 做好自我職業生涯規劃 | ||
