《采購管理和談判及禮儀應(yīng)用實(shí)戰(zhàn)》

《采購管理和談判及禮儀應(yīng)用實(shí)戰(zhàn)》

**篇　采購管理實(shí)戰(zhàn)篇

采購定義范圍

采購人員選用

采購作業(yè)流程

采購計(jì)劃預(yù)算

供應(yīng)商之管理

采購價格管控

采購績效考核

一、采購定義

(1)狹義的采購

　　 買方將“銀錢”轉(zhuǎn)讓給“賣方”，而賣方將“貨品”轉(zhuǎn)

移給“買方”，在買賣雙方的交易過程中，一定會發(fā)

生“所有權(quán)”（ownership）的轉(zhuǎn)移及占有。

（2）廣義的采購：收購、租賃、交換、借貸等

買方一定要先具備支付能力

二、采購范疇

原料

輔料

設(shè)備

其他

技術(shù)

知識

產(chǎn)權(quán)

實(shí)例：某科技公司采購項(xiàng)目明細(xì)

一、雜項(xiàng)用品

    　茶杯、壺、臺燈、配鎖、衣架、茶葉、咖啡、奶精、糖、紙巾、桌巾、刻印、沖洗照片、識別證制作

二、影印及電訊有關(guān)耗材

     1. 影印機(jī)、傳真機(jī)、電報(bào)機(jī)等所用耗材

     2.電話機(jī)、電話線路申請等

三、文具用品（制式及非制式）

四、辦公設(shè)備購買及維修

五、廣告（議比價）發(fā)包：人事、法務(wù)廣告、公司形象廣告、產(chǎn)品廣告、牌樓制作（國內(nèi)）

六、贈品采購：年終紀(jì)念品、展示會或業(yè)務(wù)推廣贈品、公開贈品

七、印刷品：依公布之印刷作業(yè)辦理

八、交際禮品采購：交際送禮、員工婚喪喜幛、挽聯(lián)訂制

九、會議籌備：會場洽租、布置、餐飲點(diǎn)心安排

十、各種場廳租賃：辦公室、倉庫、廠房洽租等

三、采購人員選聘

價值分析能力

預(yù)測能力

表達(dá)能力

專業(yè)知識

臨財(cái)不茍得

敬業(yè)精神

虛心與耐心

四、采購授權(quán)

     為了圓滿執(zhí)行工作并達(dá)成目標(biāo)，一個企業(yè)或機(jī)構(gòu)會授與采購部門下列四種決策權(quán)。

　 1、供應(yīng)商之選擇；

　 2、交易價格及條件之決定；

　 3、采購規(guī)范之確認(rèn)；

　 4、與潛在供應(yīng)商之接觸聯(lián)系。

五、采購授權(quán)限制

授權(quán)金額大小，通常取決于：

　1、企業(yè)規(guī)模愈大，授權(quán)金額愈高；

　2、對采購主管信任程度愈高，授權(quán)金額愈高；

　3、經(jīng)營者心態(tài)愈開放，授權(quán)金額愈高；

　4、企業(yè)內(nèi)部控制制度愈完備，授權(quán)金額愈高。

六、采購人員之管理

內(nèi)部招募

外部招募

面談及選用

擴(kuò)大員工知識領(lǐng)域

2、促進(jìn)部門關(guān)系

3、提升決策能力

4、防止日久生弊

5、降低離職率

七、采購作業(yè)流程

1、注意先后順序及時控制

2、注意關(guān)鍵點(diǎn)之設(shè)置，為便于控制，國外采購，從詢價、報(bào)價、申請輸入許可證、開信用狀、裝船、報(bào)關(guān)、提貨等均有管制要領(lǐng)或辦理時限。

3、注意劃分權(quán)責(zé)或任務(wù)，譬如請購、采購、驗(yàn)收、付款等權(quán)責(zé)均應(yīng)予區(qū)分，并指定主辦單位

4、避免作業(yè)過程中發(fā)生摩擦、重復(fù)與混亂。

5、程序繁簡或被重視的程度，應(yīng)與所處理業(yè)務(wù)或采購項(xiàng)目的重要性或價值的大小相適應(yīng)。

6、處理程序應(yīng)合時宜。

7、配合作業(yè)方式的改善。

八、采購作業(yè)一些步驟

1、確認(rèn)需求

2、需求說明

3、選擇可能的供應(yīng)來源

4、合宜價格的決定

5、訂單安排

6、訂單追蹤與稽核

7、核對發(fā)票

8、不符與退貨處理

9、結(jié)案

10、紀(jì)錄與檔案維護(hù)

九、采購計(jì)劃

1、預(yù)估材料需用數(shù)量與時間，防止供應(yīng)中斷，影響產(chǎn)銷活動。

2、避免材料儲存過多，積壓資金，及占用堆積的空間。

3、配合公司生產(chǎn)計(jì)劃與資金調(diào)度。

4、使采購部門事先準(zhǔn)備，選擇有利時機(jī)購入材料。

5、確立材料耗用標(biāo)準(zhǔn)，以便管制材料購用數(shù)量及成本。

十、采購預(yù)算

年度行銷計(jì)劃

　　年度生產(chǎn)計(jì)劃

　　用料清表

　　存量管制卡

　　物料標(biāo)準(zhǔn)成本之設(shè)定

　　生產(chǎn)效率

　　價格預(yù)期

十一、供應(yīng)商之管理

1.　公司成立的歷史

2.　負(fù)責(zé)人的資歷

3.　登記資本額

4.　員工人數(shù)

5.　完工紀(jì)錄及實(shí)績

6.　主要客戶

7.　財(cái)務(wù)狀況

※　管理制度之績效

    1.　生產(chǎn)管制流程是否順暢合理，產(chǎn)出效率如何？

    2.　物料管制流程是否已電腦化，生產(chǎn)計(jì)劃是否經(jīng)常

    　　 改變。

    3.　采購作業(yè)流程是否能確實(shí)掌握材料來源及進(jìn)度。

    4.　會計(jì)制度是否對成本計(jì)算提供良好的基礎(chǔ)。

※　品質(zhì)能力

    1.　品質(zhì)管制制度之推行是否落實(shí)，是否可靠？

    2.　有無品質(zhì)管制手冊

    3.　是否訂有品質(zhì)保證的作業(yè)方案

    4.　有無政府機(jī)構(gòu)的評鑒等級

※　技術(shù)能力

    1.　技術(shù)是自行開發(fā)或抑賴外界

    2.　有無與國際知名機(jī)構(gòu)技術(shù)合作

    3.　現(xiàn)有產(chǎn)品或試制樣品之技術(shù)評估

    4. 技術(shù)人員人數(shù)及受教育程度

※　制造能力

    1.　生產(chǎn)設(shè)備是否新穎

    2.　生產(chǎn)能量是否已充分利用

    3.　廠房空間是否夠

    4.　廠房距離的遠(yuǎn)近

    5.　作業(yè)員的人力是否充足

十二、采購價格管控

※　價格的種類：

    　☆　到廠價

    　☆　現(xiàn)金價與期價

    　☆　凈價與手價

    　☆　現(xiàn)貨價

    　☆　訂價與實(shí)價

議價技巧-----買方占優(yōu)勢

     ◆　借刀殺人

     ◇　過關(guān)斬將

     ◆　化整為零

     ◇　壓迫降價

議價技巧-----買方處于劣勢

     ◆　迂回戰(zhàn)術(shù)

     ◇　直搗黃龍

     ◆　預(yù)算不足

    　◇　釜底抽薪

十三、采購績效考核

采購績效評估的指標(biāo)

◇品質(zhì)績效

　1、進(jìn)料驗(yàn)收指標(biāo)=合格（或拒收）數(shù)量/檢驗(yàn)數(shù)量

　2、在制品驗(yàn)收指標(biāo)=可用（或拒收）數(shù)量/使用數(shù)量

◇數(shù)量績效

　1、儲存費(fèi)用指標(biāo)

　2、呆料、廢料處理損失指標(biāo)

◇時間績效

　1、緊急采購費(fèi)用指標(biāo)

　2、停工斷料損失指標(biāo)

◇價格績效

◇采購效率（活動）指標(biāo)

1、采購金額

2、采購金額占銷貨收入和百分比

3、訂購單的件數(shù)

4、采購人員的人數(shù)

5、采購部門的費(fèi)用

6、新廠商開發(fā)個數(shù)

7、采購?fù)瓿陕?/p>

8、錯誤采購次數(shù)

9、訂單處理的時間

績效評估的標(biāo)準(zhǔn)

〖〗以往績效

〖〗預(yù)算或標(biāo)準(zhǔn)績效

〖〗同業(yè)平均績效

〖〗目標(biāo)績效

十四、采購工作之稽核

（1）在新產(chǎn)品設(shè)計(jì)階段，采購部門是否就材料價格與來源提供意見？是否訂有工程修改之管理辦法

（2）需用部門對請購單中之條件是否填寫清楚，有無任意指定廠牌，或?qū)σ?guī)格作不必要之限制，以致減少供應(yīng)商競爭之程度

（3）倘若已建立材料需求計(jì)劃，是否請購數(shù)量尚須仰賴人為判斷加以調(diào)整

（4）所有請購是否以制式之請購單提出申請，有無未經(jīng)請購或由其他部門核準(zhǔn)采購案？

（5）采購人員對請購之需求，認(rèn)為有符合公司佳利益時是否可以質(zhì)疑并要求申請部門變更條件？

（6）購運(yùn)時間是否合理，是否經(jīng)常發(fā)生緊急采購？

（7）決定存量水準(zhǔn)時，是否考慮訂購成本、倉儲成本、預(yù)期的價格變動，以及貨源充裕或短缺？

（8）耗用性物料、服務(wù)及資本支出之請購，是否使用不同的請購單，以便對需求狀況作不同程度的說明與管制？

（1）大量使用之物料，是否同時與兩家以上之供應(yīng)商維持關(guān)系？

（2）參與報(bào)價或投標(biāo)者，是否為經(jīng)過審查的合格廠商？

（3）詢價的供應(yīng)商家數(shù)，是否足以構(gòu)成自由且充分的競爭？

（4）是否曾邀請國外供應(yīng)商參與報(bào)價或競標(biāo)？

（5）是否曾利用公開招標(biāo)的采購方式？

（6）對于主要的物料，是否做過自制或外包的決策分析？

（7）是否要訪問供應(yīng)商之工廠或辦公處所，以了解其近況？

（8）對于供應(yīng)商有無獎懲制度？是否認(rèn)真執(zhí)行？

（9）采購人員與供應(yīng)商之間的行為規(guī)范，有無明文規(guī)定？

（1）對**供應(yīng)的廠商所決定的價格，是否曾認(rèn)真的審議？

（2）對報(bào)價低的廠商未給予訂單，是否有足夠理由？

（3）對于供應(yīng)商所提供的價格優(yōu)待條件，是否未曾利用？譬如現(xiàn)金折扣或數(shù)量折扣等。

（4）當(dāng)制造物料所需用模具由買方提供時，是否有不知情之廠商仍將此項(xiàng)模具費(fèi)用包含在報(bào)價中？

（5）資本設(shè)備的報(bào)價中，是否包含定期或緊急修護(hù)所需零件的費(fèi)用？

（6）決定重要物料之體貼價格時，有無對產(chǎn)品將來的獲利能力作一盤算或預(yù)估？

（7）在進(jìn)行國外或國內(nèi)采購決策時，是否將政府所提供的投資低減獎勵措施，列為采用國產(chǎn)物品之有利的比價條件？

（8）在與供應(yīng)商進(jìn)行談判前，是否有充分的準(zhǔn)備？包括對產(chǎn)品之性能、技術(shù)等方面之了解，對制造成本、價格之研究，對買賣雙方優(yōu)勢和缺點(diǎn)的分析？

（9）議價是否參考底價或預(yù)算？重大的段案是否要求廠商提供成本分析表？

（10）除了貨款以外，是否支付了額外費(fèi)用？

第二篇　采購談判實(shí)戰(zhàn)篇

談判在采購工作中的應(yīng)用

一、商務(wù)談判元

項(xiàng)目：商業(yè)、運(yùn)輸、電訊、郵政、工程

工作：職場、福利、薪酬、升遷

生活：社區(qū)、鄰里、親友、同事

學(xué)習(xí)：培訓(xùn)、論壇、演講

二、談判的一些應(yīng)用范疇

項(xiàng)目談判

投資談判

融資談判

借貸談判

廣告談判