職業(yè)文秘的專業(yè)素養(yǎng)提升

課程大綱

學員對象:

企業(yè)行政助理與文秘相關人員：辦公室主任、行政部經(jīng)理、董事長秘書、總經(jīng)理秘書、部門秘書、行政助理、行政主管、行政部門文職人員等

課程收益:

掌握高級行政文秘所具備的基本技能、技巧

善于處理工作中的難點，掌握待人接物的技巧，實現(xiàn)高效的時間管理

實現(xiàn)現(xiàn)代文秘工作和檔案管理工作的規(guī)范銜接

善于上傳下達，掌握有效溝通的技巧

學習掌握規(guī)范的商務寫作技巧，提高公文寫作水平

學習掌握會議的組織思路及高效率的組織方法

掌握高級的商務活動禮儀，塑造自己的職業(yè)形象，適應不同商務場合的要求

學習專業(yè)的商務接待與宴請禮儀，融洽各方關系、達成企業(yè)目標

課程大綱:

秘書與助理工作是看起來很簡單，但要做到優(yōu)秀是非常困難的，因為只有專業(yè)的知識是不夠的，還要有豐富的工作經(jīng)驗、足夠的細心、過人的悟性、高效的工作方法、游刃有余的關系協(xié)調(diào)能力。

所以高級秘書與助理如果沒有受過系統(tǒng)、專業(yè)的訓練，將無法從戰(zhàn)略的高度、全方位的視角認知秘書與助理的工作；主要靠自己的經(jīng)驗工作，缺乏理論支持，工作總是被動行事、抓不住工作重點、達不到領導的要求；想為領導作的更多、更好卻找不到好的思路、方法；有時遇到一些難題解決不好，還會導致工作失誤。

諸如此類的問題，都是每個高級秘書與助理都要面對的，如何把握正確思路和方向、找到**適當方法，迅速提升自身職業(yè)素養(yǎng)就是我們這次訓練的主要目的。

課程提綱：

序言：如何用正確的心態(tài)面對你的工作

心態(tài)的正確與否 決定你的個人績效

如何建立正確的工作心態(tài)

一、企業(yè)行政文秘職業(yè)特性與素質(zhì)要求

◇ 文秘人員工作內(nèi)容是什么

案例：秘書崗位的評價

◇ 文秘人員的職責與主要工作內(nèi)容

案例：文秘人員的職位說明書樣板

◇ 優(yōu)秀文秘人員的勝任素質(zhì)

二、有效溝通與工作協(xié)調(diào)技巧

◇ 溝通的意義

◇ 中國式溝通的側重點是什么

◇ 常用溝通方式比較

案例：非語言溝通方式的應用技巧分析

◇ 溝通方法的技巧

聽的技巧 說的技巧 問的技巧 看的技巧

案例：應用技巧分析

如何聽懂上級真實的意圖

◇ 如何面對不同溝通對象采取不同的方法

案例：應用技巧分析

◇ 如何與你的上司良好溝通

原則 方法 技巧

案例分析：分組討論、實景演練

◇ 秘書人員如何與下級、平級溝通

注意事項 工作方法

案例：領導有錯誤 你該怎么辦？

案例：如何與同事或下級相處？

案例：有人在你面前抱怨你的領導該怎么辦？

◇ 電話溝通的技巧

接聽電話的基本原則

接聽電話的幾項注意

案例：如何處理上級的電話

◇ 傳真管理的技巧

◇ 郵件管理的技巧

三、時間管理及工作統(tǒng)籌技巧

◇ 時間管理的誤區(qū)

◇ 時間管理的原則

**原則：目標管理

第二原則：抓住重點原則 80/20法則

第三原則：輕重緩急的優(yōu)先管理

時間管理的20個策略

四、會務管理與大型活動的技巧

◇ 會務分類－組織思路

◇ 組織階段：會前準備、會中協(xié)助、會后整理

◇ 如何擔任會議主持人

◇ 如何當好會議秘書？

案例：大型會議及活動策劃案

◇ 如何避免陷于會議忙碌之中？

◇ 如何管理上級的工作時間

五、文件資料管理與運用

◇ 文檔分類標準

◇ 檔案管理的原則

◇ 文檔的索引

◇ 電子文檔的保管

案例分析：如何利用檔案為公司業(yè)務服務？

六、信息檔案管理

◇ 信息管理基本流程

◇ 信息的收集整理

◇ 信息的傳遞

◇ 信息的儲存與保密

七、公文寫作與處理實務

◇ 公文分類

◇ 公文的結構

◇ 秘書文字支持應達到的要求

◇ 公文寫作基本要領

◇ 13種常用公文模版

◇ 主要公文寫作的要點分析

案例分析：主要公文寫作分析

八、商務禮儀、商務接待與商務宴請

◇ 個人職業(yè)形象塑造

1、個人形象的原則：職業(yè)精神 、個人素養(yǎng)

2、商務著裝的原則(女士、男士)：個性原則、和諧原則、TPO原則；

3、常見著裝誤區(qū)點評；

4、舉止禮儀：站姿、坐姿、行姿、蹲姿等

◇ 商務接待的禮儀

1、日常商務接待工作

問候 （稱呼、禮節(jié)、握手 鞠躬）

接引 （步行、乘車、搭乘電梯、）

交流 （介紹、距離、話語）

名片交換

2、外交禮儀

東西方禮儀文化比較、國際商務禮儀基本理念、適用范圍、特征及

原則

外交禮儀中的禁忌

3、商務交往中的饋贈禮儀

紀念品和禮品、禮品選擇、贈送時機、贈禮禁忌

案例分析：

◇ 商務宴請禮儀

(一) 商務宴請的程序

1．確定宴請對象、規(guī)格和范圍

宴請對象、規(guī)格和范圍的依據(jù)是宴請的性質(zhì)、目的、主賓的身份、

國際慣例等

種類：正式宴會；便宴；餐會；酒會；茶會；工作餐

中餐：擺臺、餐桌、入座禮儀、開宴時刻等

西餐：擺臺；著裝；程序；上菜順序；服務禮儀；伴餐酒的選點；

餐巾的用法

2．確定宴請時間、地點

3．邀請

宴會邀請可書寫請柬、面對面或電話邀請

4．訂菜

喜好與禁忌（宗教禁忌、民族禁忌、職業(yè)禁忌、健康禁忌、口味

禁忌等）

5．席位安排

6．現(xiàn)場布置

7、餐飲禁忌

(二) 商務宴請技巧處理

1、致辭

歡迎辭 祝酒辭 歡送辭 答謝辭

2、勸酒、喝酒、拒酒

3、如何調(diào)節(jié)氣氛？

4、如何達成宴請的主要目的